公司档案管理制度(优选6篇)

公司档案管理制度 篇一

公司档案管理制度的重要性及实施方法

随着企业规模的不断扩大和信息技术的迅速发展，企业档案管理已成为现代企业管理不可或缺的一部分。公司档案管理制度的建立和实施，对于保障企业的运营效率、信息安全和法律合规具有重要意义。本文将介绍公司档案管理制度的重要性，并提出一些实施方法。

首先，公司档案管理制度的重要性体现在以下几个方面。其一，档案是企业重要的资产，是企业发展的基础。通过建立健全的档案管理制度，可以保护企业的知识产权、商业秘密和关键信息，防止其被泄露或滥用。其二，公司档案管理制度可以提高企业的运营效率。通过规范的档案管理流程，可以使企业员工更加方便地查找、利用和共享档案信息，提高工作效率和团队合作能力。其三，公司档案管理制度是企业法律合规的重要保障。在各类法律法规的约束下，企业需要建立合规的档案管理制度，确保档案的完整性、真实性和可追溯性。

其次，公司档案管理制度的实施方法有以下几个方面。首先，建立档案管理部门或职能岗位。公司应设立专门的档案管理部门或指定专人负责档案管理工作，包括档案的分类、整理、归档和检索等。其次，制定档案管理规范和流程。公司应编制档案管理规范和流程文件，明确员工在档案管理工作中的职责和操作步骤，确保档案管理的规范性和一致性。再次，建立档案管理信息系统。借助信息技术手段，建立档案管理信息系统，实现档案的电子化存储、检索和共享，提高档案管理的效率和安全性。最后，加强培训和监督。公司应定期组织员工档案管理培训，提高员工的档案管理意识和能力，并加强对档案管理工作的监督和评估，确保档案管理制度的有效实施。

综上所述，公司档案管理制度的建立和实施对于企业来说至关重要。通过规范的档案管理流程和有效的档案管理制度，可以提高企业的运营效率、信息安全和法律合规水平。公司应重视档案管理工作，加强档案管理制度的建设和实施，为企业的可持续发展提供有力支撑。

公司档案管理制度 篇二

优化公司档案管理制度的建议

随着企业规模的不断扩大和信息化程度的提高，公司档案管理制度也需要不断优化和完善。本文将提出一些建议，以帮助企业进一步提升档案管理的效率和质量。

首先，建议公司加强档案管理的标准化和规范化。公司应制定具体的档案管理规范和操作指南，明确各类档案的分类、整理、归档和保存期限等要求，确保档案管理的一致性和可追溯性。此外，公司应加强档案管理的培训和宣传，提高员工的档案管理意识和能力，确保档案管理规范得到有效执行。

其次，建议公司加强档案管理信息系统的建设和应用。借助信息技术手段，公司可以建立档案管理信息系统，实现档案的电子化存储、检索和共享。通过信息系统的应用，可以提高档案管理的效率和安全性，减少人为错误和数据丢失的风险。此外，公司还可以通过信息系统对档案进行分级管理和权限控制，确保档案的访问和使用符合法律法规和企业内部规定。

再次，建议公司加强档案管理的风险评估和安全控制。公司应定期进行档案管理的风险评估，识别和评估档案管理中存在的安全风险和隐患，并采取相应的安全措施进行控制。例如，可以加强档案的备份和灾备措施，确保档案的可靠性和可恢复性。此外，公司还应加强对档案管理工作的监督和检查，及时发现和纠正存在的问题，确保档案管理制度的有效实施。

最后，建议公司加强档案管理与业务管理的融合。档案管理不仅仅是一项独立的工作，还需要与企业的业务管理相结合。公司应建立档案管理与业务管理的协调机制，确保档案管理的需求能够得到业务管理的支持和配合。例如，在制定业务流程和决策时，应考虑档案管理的需求和要求，确保档案的完整性和可追溯性。

综上所述，优化公司档案管理制度是企业提升档案管理效率和质量的关键。公司应加强档案管理的标准化和规范化，建立档案管理信息系统，加强档案管理的风险评估和安全控制，以及加强档案管理与业务管理的融合。通过这些举措，公司可以进一步提升档案管理工作的效率和质量，为企业的可持续发展提供有力支撑。

公司档案管理制度 篇三

　　一、文书档案归档制度

　　1.各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。

　　2.各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。

　　3.归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。

　　4.下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。

　　5.凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。

　　6.重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。

　　7.机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

　　二、专职档案工作人员岗位责任制

　　1.认真学习专业知识，贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。

　　2.负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。

　　3.负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。

　　4.负责档案库房各项制度的落实。

　　5.积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。

　　三、兼职档案工作人员岗位责任制

　　1.各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。

　　2.兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。

　　3.兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。

　　4.严格执行各项档案管理制度。

　　5.接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。

　　四、部门立卷制度

　　1.凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。

　　2.各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。

　　3.兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。

　　五、档案保管制度

　　1.各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。

　　2.按照档案管理有关规定，对各

类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。

　　3.档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。

　　4.库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在14—24℃，相对湿度要保持在45—60%，防止危害档案的现象发生。

　　5.档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。

　　6.库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。

　　7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。

　　六、档案保密规则

　　1.档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。

　　2.凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。

　　3.查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。

　　4.本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。

　　5.对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定，严肃处理并追究其责任。

　　七、档案借阅制度

　　1.借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。

　　2.凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。

　　3.借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。

　　4.借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。

　　5.档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。

　　6.一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。

　　八、其他

　　解释权归公司行政人事部。

公司档案管理制度 篇四

　　一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

　　二、归档范围

　　公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

　　三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

　　四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

　　五、资料的收集与整理

　　1、公司的归档资料实行"季度归档"及"年度归档"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

　　2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

　　3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

　　4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

　　5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

　　六、资料的分类与归档

　　1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

　　2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

　　七、档案的借阅

　　1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

　　2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

　　3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

　　4、档案借阅者必须做到：

　　①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

　　②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

　　八、档案的销毁

　　1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

　　2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

　　3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

　　4、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

　　5、在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

公司档案管理制度 篇五

　　1、员工原始档案是指员工的正式人事资料。凡本企业录用的具有本市城镇户口的员工，其原始资料由本企业调入、保管。

　　2、凡本企业录用的具有城镇常住户口的员工，自签订劳动合同试用期满后，按本企业调档要求，将本人档案调至人资行政部。因特殊情况不能再指定期限内完成调档手续的，本人须向人资行政部提交详细的书面说明材料，未经批准不调档者或逾期未调档者企业有权与期解除劳动合同。

　　3、原始人事档案资料的验收、补充、鉴别、归档和保管由人资行政部负责办理。

　　4、查阅原始人事档案管理规定：

　　（1）查阅员工原始人事档案前必须填写《查阅员工人事档案申请单》，经主管领导审批后，由人资行政部统一办理，其它任何部门无权查阅员工原始档案。

　　（2）查阅员工原始人事档案所获资料，由人资行政部统一保存或使用后统一销毁。

　　（3）员工存档卡由人资行政部负责统一保管，员工离职办理完毕各种手续后，退回本人或由人资行政部负责办理原始档案调出手续。

　　（4）非本企业人员查阅原始档案，原则上不予办理，政府职能部门如查阅员工原始人事的档案，按原始人事档案查阅审批程序，人资行政部协调办理。

　　（5）员工在本企业工作期间，如有些情况需存入其原始人事档案中，需填写《员工原始人事档案补充资料申请表》，经主管领导审批后，由人资行政部办理。

　　5、员工业绩、培训档案：

　　员工业绩、培训档案是自员工上岗之日起建立的档案资料，包括员工的身份证、学历证书等相关证件的复印件，员工在工作期间的各种培训及对员工评价、考核等。

　　（1）人资行政部负责员工的培训、业绩档案的整理归档及日常管理。

　　（2）员工培训、业绩档案实行分级管理。部门主管级以上的员工档案单由人资行政部部长或其指定负责人进行日常管理。主管级以下（不含主管级）培训、业绩档由人事文员管理。

　　（3）部门部长可以调阅本部门员工的培训、业绩档案。

　　（4）员工培训、业绩档案按国家有关档案管理规定记入员工的人事档案。

　　（5）员工离职后，员工的培训、业绩档案由人资行政部留存作为备查。

公司档案管理制度 篇六

　　第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

　　第二条档案管理机构及其职责

　　1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

　　2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

　　3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

　　4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

　　第三条归档制度

　　1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

　　2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

　　3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

　　4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

　　5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

　　6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。

　　7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

　　第四条档案保管制度

　　1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

　　2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

　　3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

　　4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

　　5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

　　6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

　　7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

　　8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

　　9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

　　10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

　　第五条档案借阅制度

　　1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

　　2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

　　3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

　　4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

　　5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

　　6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

　　7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

　　8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。

　　第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。

　　第七条本制度从二Oxx年十月一日起执行。