采购管理制度及流程(经典6篇)
采购管理制度及流程 篇一
在现代企业管理中,采购管理是一个非常重要的组成部分。采购管理涉及到企业的资金流动、供应链管理以及产品质量的控制等方面,因此,建立一个科学、规范的采购管理制度及流程对于企业的发展具有重要意义。
首先,采购管理制度应该包括明确的采购政策和目标。企业应该明确采购的目标是什么,例如降低成本、提高质量、优化供应链等。同时,采购政策也应该明确企业对供应商的要求,例如合规性、资质要求等。这些政策和目标的明确性可以帮助企业更好地制定采购策略和决策。
其次,采购管理制度应该规范采购流程。采购流程包括需求确认、供应商选择、合同签订、产品交付等环节。在每个环节中,都应该有相应的流程和标准来规范操作。例如,在需求确认环节,应该有明确的需求评审和批准程序,以确保采购的真实性和合理性。在供应商选择环节,应该有明确的评价标准和程序,以确保选择到合适的供应商。在合同签订环节,应该有明确的法律和合规要求,以确保合同的有效性和合法性。在产品交付环节,应该有明确的验收标准和程序,以确保产品的质量和准时交付。
此外,采购管理制度还应该包括对供应商的评估和管理。企业应该建立供应商数据库,对供应商进行评估和管理。评估的指标可以包括供应商的信用、交货准时性、质量控制能力等。根据评估结果,企业可以对供应商进行分类管理,例如优秀供应商、合格供应商和待改进供应商等。通过对供应商的评估和管理,企业可以确保采购的稳定性和可靠性。
最后,采购管理制度还应该包括采购数据的收集和分析。企业应该建立采购数据的收集和分析系统,对采购数据进行统计和分析。通过对采购数据的分析,企业可以了解采购的情况,发现问题和改进的空间。同时,采购数据也可以为企业的决策提供依据和参考。
综上所述,建立一个科学、规范的采购管理制度及流程对于企业的发展具有重要意义。采购管理制度应该包括明确的采购政策和目标、规范的采购流程、对供应商的评估和管理以及采购数据的收集和分析。通过建立这样的制度和流程,企业可以提高采购的效率、降低采购成本、提高产品质量,并在激烈的市场竞争中获得竞争优势。
采购管理制度及流程 篇三
制定明确的产品标识管理规定,以便于能区别产品和便于追溯和回收产品。适用于所有食品、调料等。化验室负责对制定产品标识的落实情况进行检查。
我方所提供的产品,各项指标必须符合国家、行业有关标准,为国内正规厂家所生产的合格产品,包装不易破损、易于保存,不得提供超过近效期(供货日期不得超过保质期二分之一)产品。
在确保符合国家相关质量标准和食品卫生标准的基础上,必须确保食材足够新鲜,供应商配送的每批次的食材均要提供相关机构出具的食品质检报告,严格把关,确保食品安全。
为了保证项目能安全稳定的进行,我公司根据食品质量保证体系制定了保证所配送食品质量的措施及体系。主要包括卫生管理组织机构及食品采购查验、场所环境卫生管理、设施设备卫生管理、人员卫生管理、人员培训管理、加工操作管理等各类管理制度。
我们公司蔬菜供应基地、肉类食品和原材料(米、肉、调味品等)属于定点一级供应商,拒绝一切“三无”商品进入公司仓库。
我们公司经过“供应商评定程序”,符合国家相关法律法规要求,同时公司管理层对我单位自有的生产加工场地及其它延生环节不定期进行随机抽查,确保其所的商品符合国家卫生标准及质量标准。
物流采购部质检组根据不同的食材所对应的不同的检验标准对来料进行严格的验收,并根据食材品种、批量、抽样数量、检验结果、不合格处理结果、来料日期、储存舱位、分发单位名称及分发数量进行详细的记录,以便于出现质量问题的追朔。
经物流采购部质检组检验合格后送到各现场的食材,由现场仓管员进行再次检验,合格后方能流入加工过程。
蔬菜当天购进食用,并采用“农药测试卡”检测农药含量。
原材料在分发前严格按“搬运、储存、包装、防护程序”进行操作,确保因为人为因素导致质量问题的风险降到最低。
采购管理制度及流程 篇四
一、总则
为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
二采购部人员职责及管理制度
1、热爱本职工作,勤于学习新技术,了解新产品,注意市场信息的积累。
2、廉洁奉公,不徇私,不违法乱纪,勤俭节约,讲究职业道德。
3、负责公司生产所需材料的采购工作。
4、负责供应商的开发、管理及维护工作。
5、坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。
6、大项材料必须做招标工作,其他材料询价必须三家供应商以上参与。
7、积极了解材料的短缺、发货、验收等实际情况,早知道,早处理。
8、及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付款。
9、做到每周一小结,每月一总结,每年一审核。
10、完成领导交办的其他工作。
三、采购工作流程
采购部作为一个职能部门,在项目的具体实施中担负了不可推卸的重要责任,采购工作的好坏,直接影响了工程的质量、工期、成本。建立高效、实用、完善的采购工作流程是提高采购效率,较低成本最有效的方法。在项目实施的过程中,采购部需要生产、财务、质检等各个部门的大力支持才能顺利的完成采购工作,每个部门之间的联系需要一个标准来规划,来提升工作效率,减少工作失误,为项目的顺利实施做出各自的贡献。
具体的工作流程如下图所示:
1、在项目的初始运作阶段,采购部根据项目部、投标部的具体要求,配合进行投标的材料报价,以更好的达到在以后的生产中控制成本的目的,更要避免发生投标价低于实际采购价的情况出现。
2、项目正式运作后,采购部应该在第一时间开始进行所需材料的采购准备工作。生产计划部门依据工程合同和对比库存后的实际需求,对采购部下达《材料申购单》(附表1)此单由申请人填写,生产或者项目负责人签字后生效,一试三份,一份申请人留存,一份发往采购部,一份发往工厂或者生产基地。
3、采购部接到《材料申购单》后,根据所需材料的规格,质量要求,数量,生产地址等实际情况,向公司已经确定的合格供应商中的3家—5家发出《材料询价单》(附表2)。供应商根据要求确认价格后对我司的《材料询价单》签字,盖公章后回传,签字盖章的《材料询价单》会做为以后向供应商付款的依据之一,需妥善保存。采购部根据几家供应商的对比研究后确定其中的一家或者几家进行供货。向其发出《材料订购单》(附表3),同时向收货的工厂或者生产基地发送传真件通知其准备收货。
4、供应商根据《材料订购单》安排生产运输,各项具体要求以与我司签订的供货合同为准。随货携带各种合格证和材质证明书。
5、工厂和生产基地在所需材料到场后,应由专人负责材料的质量、数量检查,检查中必须将供应商的送货单与我司的《材料申购单》和《材料订购单》相对照,质量和数量都准确无误后才能进行收货,然后填写《材料到货单》(附表4),相关责任人签字后回传采购部。
6、工厂或者生产基地完成生产任务后,及时通知采购部,由采购部根据货物情况和送货地址等安排物流公司进行运输。建议物流公司相对固定,便于统一定价,统一结算,节约运输成本。
7、项目完成后,采购部根据与供应商签订的合同条款安排付款。付款时,采购部填写统一的《付款申请单》或者《支票领用单》,同时向财务部递交此批次材料的《材料订购单》和《到货确认单》,如有需要,采购部有义务向财务部提供《材料订购单》以及各家供应商签字盖章的《材料询价单》。由财务部根据实际情况安排付款额度。
8、供应商应于付款前开具出相符的增值税发票或者普通发票,财务部在收到发票后即向供应商付款。
四、采购部发展规划
原材料采购在任何一个公司都是决定生产、销售的关键环节,早在几年前,资深的管理专家就提出了:采购成本降低5%企业利润提升10%的战略观点。但是时至今日,又有多少个公司能真正的做到这点呢?
降低采购成本不是一个短期的目标,也不是短期内就可以达成的目标,而是一个公司必须要规划、重视的长远发展策略,是需要长期的工作经验的.积累和公司整体的采购流程,采购制度的规范化来支撑的。需要公司的各个部门精诚合作,来完成这一共同目标。
我们采购部的初步计划如下,其中的时间和工作目标根据实际情况会作出相应调整,但是保证前进的大方向永远不变
(一)在3个月内完成采购体系的建立,包括采购制度,工作流程,供应商管理等制度。进行供应商资格的初步审核,每种材料确定出5—10家候选供应商。开始逐步实施采购工作流程。
(二)在6个月内完善采购体系,修正具体工作中出现的问题。进一步完善供应商系统的开发和维护。让采购工作流程走入正轨,高效,准确的运行。
(三)在1年内建立高效的采购团队,杜绝缺货、少货、次品、残品、送货不及时、报验不及时等工作失误,不出现一起由于采购工作失误造成的公司损失,建立完善的采购管理体系,能初步感受到采购工作流程高效、准确带来的便利,能看到采购成本降低带来的实际效果。
(四)在2年内建立起相对固定的采购团队和供应商队伍。能切实看到由于采购成本降低而带来的公司利润上涨。
(五)大胆设想:5—10年后,公司以自主设计,自主研发牵头,以符合科技进步的产品、技术为主打,以完善的组织结构,人员搭配为根基,以高效、先进的管理体系为依托,建立一个集研发、设计、生产、安装、调试、售后服务为主线,涉及钢结构工程设计、施工,通信工程设计、施工,物流,工业品贸易等跨行业的集团公司。争取到时候每个省份和各大城市都能有我们公司的供应商,为公司的发展提供最大限度地支持。
采购管理制度及流程 篇五
一、请购极其规定
1、请购的定义
请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料,并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。
2、请购单的要素
完整的请购单应包括以下要素:
请购的部门;
请购物品所属项目
请购的用途
请购的物品名称、规格、数量
请购物品的样品、图纸和技术资料
请购物品的需求时间
请购如有特殊请备注
请购单填写人
请购部门主管
请购单审核人
采购副总审核
财务审核人
公司总经理
3、请购单及其提报规定
请购单应按照要素填写完整、清晰,由公司领导审核审核批准后报采购部门;
请购部门在提报申请单时应要求采购部接收人签字并备份;
涉及的请购数量过多时可附件清单的形式进行提交,为提高效率该清单的电子文档也需一并提交;
遇公司生产、生活急需的物资,公司领导不在的情况下可以电话请示,征得同意后提报采购部门,签字确认后手续后补
如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品,请购部门必须作出书面说明
请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。
二、请购单的接收及分发规定
1、请购的接收要点
采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰,检查请购单是否经过公司领导审批;
接收请购单时应遵循无计划不采购,名称规格等不完整不清晰不采购,图纸及技术资料不全不采购,库存已超储值积压的物资不采购的原则;
通知仓库管理人员核查该物资是否有库存;
对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。
2、请购单的分发规定
对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理;
对于紧急请购项目应优先处理;
无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门。
重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。
三、询价及其规定
1、询价前应认真查看请购单的品名、规格、数量、名称,了解图纸及其技术要求,遇到问题应及时与请购部门沟通;
2、属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中采购;
3、询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价;
4、比价采购的单位均应具备一定的资质和实力,具有提供或完成我公司所需物资的能力;
四、比价、议价
1、对厂商的供应能力,交货时间及产品或服务质量进行确认;
2.对于合格供货商的价格水平进行市场分析,是否价格最低,所报价格的综合条件更加突出;
五、合同的签订及其规定
1、合同正文应包含的要素
(1)合同名称、编号、签订时间、签订地点;
(2)采购物品的规格、名称、数量、单价、总价及合同金额,清单、技术文件与确认图纸是合同部可分割的部分;
(3)付款方式
(4)工期
(5)质量保证期
(6)其他约定
2、合同签订及其规定
(1)如涉及到技术问题及公司机密的,注意保密责任;
(2)拟定合同条款时一定将各种风险降至最低;
3、合同执行
(1)已签订合同由采购部项目负责人负责跟进,由采购部负责人进行监督,如出现问题,采购部应及时提出建议或补救措施,并及时通知请购部门及相关领导;
(2)已签订的合同在执行期间,应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况,跟踪并督促其保证质量,按时履约;
(3)合同在履行期间应按照双方约订严格执行合同,遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同;
六:报验与入库
1、供应单位已经履行完毕的合同,采购部应及时通知质检部门进行验收;
2、标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门,由请购部门及时安排卸货与搬运。
采购管理制度及流程 篇六
一、请购及其规定
1、请购的定义
请购是指某人或者某部门根据需要确定一种或多种物料,并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。
2、请购单的要素
完整的请购单应包括以下要素:
(1)请购的部门;
(2)请购单填写人;
(3)请购的日期及需求时间;
(4)请购的物品名;
(5)请购的物品数量;
(6)请购的物品规格;
(7)请购的物品用途;
(8)请购如有特殊需要请备注;
(9)请购部门主管;
(10)请购单审核人;
(11)公司总经理。
3、请购单及其提报规定
(1)请购单应按照要素填写完整、清晰,由部门主管审核批准后报采购部门;
(2)食品采购是根据警戒库存按月销量在网店管家新建采购订单,办公用品及包材采购物料的请购应统一填写《物料申请表》;
(3)食品的采购订单应由采购主管审核后再由采购专员提报至供应商,与供应商确认到货信息后填写计划到货日期,如遇缺货要及时通知采购主管从其它渠道调货。请购部门提报的其它请购单应按照要素填写完整、清晰,由部门主管审核批准后报采购部门,待采购部签字后,请购部门备份;
(4)其它涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交,该清单的电子文档也需一并提交;
(5)遇公司经营、生活急需的物资,公司领导不在的情况,可以电话或其他形式请示,征得同意后提报采购部门,签字确认手续后补。
(6)单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品,请购部门必须作出书面说明。
(7)其它请购单的更改和补充应以书面形式由部门主管签字后报采购部。
二、请购单的接收及分发规定
1、请购的接收要点
(1)采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰,检查请购单是否经过公司领导审批;
(2)接收请购单时应遵循无计划不采购,名称规格等不完整清晰不采购,库存已超储积压的物资不采购的原则;
(3)通知仓库管理人员核查请购物资是否有超储库存;
(4)对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。
2、请购单的分发规定
(1)对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理;
(2)对于紧急请购项目应优先处理;
(3)无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门;
(4)重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。
三、询价及其规定
1、询价应认真审阅请购单的品名
、规格、数量、名称,遇到问题应及时的与请购部门沟通;
2、属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购;
3、对于紧急请购项目应优先处理;
4、对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品;
5、询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价;
6、在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。
四、比价、议价
1、对厂商的供应能力,交货时间及产品或服务质量进行确认;
2、对于合格供应商的价格水平进行市场分析,是否其他供应商的价格最低,所报价格的综合条件更加突出;
3、收到供应单位第一次报价应向公司领导汇报情况,设定议价目标;
4、重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力,资质进行验证和审查,如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等。
五、入库
(1)采购物资到达仓库后,由仓库验货员严格按照验收标准查看物品的包装与日期,散装食品应做质量判定,再按照采购清单验收物资;
(2)仓库验收发现不合格品应不予入库,并及时通知采购部作退换货处理;
(3)已经验收的产品,仓库应及时的办理入库。
六、付款
采购部凭收货单及入库单填写《付款申请审批单》,最终审批后由财务付款。