员工资料档案管理方法技巧(精选3篇)

员工资料档案管理方法技巧 篇一

员工资料档案管理是企业日常运营中非常重要的一项工作，它涉及到员工的个人信息、工作经历、培训记录等重要资料，对于企业的人力资源管理和决策具有重要意义。在这篇文章中，我将分享一些员工资料档案管理的方法和技巧，希望能帮助企业更好地管理员工资料，并提高工作效率。

首先，建立完善的员工资料档案管理系统非常重要。企业可以使用电子档案管理系统，将员工的个人信息、合同、培训记录等文件进行数字化存储，以提高存储效率和方便查找。此外，还可以建立一个统一的文件命名规范，便于员工和管理人员快速准确地找到所需的文件。在建立档案系统时，还应做好权限管理，确保只有授权人员才能访问和修改员工的资料。

其次，定期更新和维护员工档案也是非常重要的。员工的个人信息和工作经历可能会发生变化，企业需要及时更新员工档案，以保证档案的准确性和完整性。同时，还需要制定一套档案维护的流程和责任制，明确谁负责档案的更新和维护工作，以避免遗漏和错误。

此外，保护员工隐私是员工资料档案管理的一项重要原则。企业应建立严格的信息保密制度，确保员工的个人信息不被泄露。在员工档案的访问和使用过程中，应限制访问权限，确保只有授权人员才能查看和修改档案。同时，还要加强对员工档案的物理和网络安全管理，防止资料被盗窃或损坏。

最后，培训和教育员工是提高员工档案管理效率的关键。企业应向员工提供关于档案管理的培训，加强他们对档案管理的意识和技能。员工应了解档案管理的重要性，掌握一些基本的管理方法和技巧，如如何正确地归档、整理和查找档案。此外，企业还可以通过激励措施，鼓励员工积极参与档案管理工作，提高整体的档案管理水平。

综上所述，员工资料档案管理是企业运营中不可或缺的一项工作，通过建立完善的档案管理系统、定期更新和维护档案、保护员工隐私以及培训和教育员工，可以提高员工资料档案管理的效率和质量，为企业的人力资源管理和决策提供有力支持。

员工资料档案管理方法技巧 篇二

员工资料档案管理是企业管理中的一项重要工作，它关系到企业对员工的全面了解和管理。在这篇文章中，我将分享一些员工资料档案管理的方法和技巧，希望能够帮助企业更好地管理员工档案，并提高工作效率。

首先，建立一个科学的档案分类体系是非常重要的。企业可以根据员工的不同特点和需求，将员工档案进行分类，如按照部门、岗位、工作年限等进行分类。在建立分类体系时，需要考虑到档案的使用频率和重要性，将重要的档案存储在容易访问和管理的位置，提高档案的利用率。

其次，建立一个完善的档案管理流程和责任制。企业应制定一套档案管理流程，明确谁负责档案的归档、整理和存储工作，以及每个环节的具体操作和要求。同时，还应建立一套档案管理的责任制，明确每个岗位的职责和权限，确保档案管理工作的有序进行。

此外，使用电子化档案管理系统可以提高档案管理的效率和便捷性。企业可以使用电子档案管理系统，将员工档案进行数字化存储，以提高档案的存储效率和方便查找。电子化档案管理系统还可以实现档案的在线共享和协同编辑，方便员工和管理人员之间的沟通和合作。

保护员工隐私是员工资料档案管理的一项重要原则。企业应建立严格的信息保密制度，确保员工的个人信息不被泄露。在员工档案的访问和使用过程中，应限制访问权限，确保只有授权人员才能查看和修改档案。同时，还要加强对员工档案的物理和网络安全管理，防止档案被盗窃或损坏。

最后，定期审核和更新员工档案非常重要。企业应定期对员工档案进行审核和更新，及时更新员工的个人信息、合同、培训记录等重要资料，以保证档案的准确性和完整性。此外，还应定期对档案进行备份，以防止档案丢失或损坏。

综上所述，员工资料档案管理是企业管理中必不可少的一项工作，通过建立科学的档案分类体系、完善档案管理流程和责任制、使用电子化档案管理系统、保护员工隐私、定期审核和更新员工档案，可以提高员工资料档案管理的效率和质量，为企业的人力资源管理和决策提供有力支持。

员工资料档案管理方法技巧 篇三

员工资料档案管理方法技巧

　　员工管理的知识有很多是很多管理者没有了解到的被人，包括员工资料管理知识。下面是百分网小编为你精心推荐的员工资料管理技巧，希望对您有所帮助。

　　员工资料管理方法

　　第一章总则

　　第一条 为规范XX公司员工档案管理工作，使员工档案管理制度化、规范化，结合公司实际，特制定本办法。

　　第二条 XX公司员工档案管理工作由集团公司人力资源部负责，配备档案专员对员工档案实行统一管理。

　　第三条 公司不接收员工的正式人事档案，此类档案委托给人事代理机构进行代理。与本公司建立劳动合同的员工，公司为其建立阶段性的人事档案。

　　第四条 员工阶段性人事档案主要包括以下内容：

　　1、入职公司相关表格;

　　2、劳动合同原件;

　　3、身份证复印件、

　　4、学历证书、学士学位证书复印件及原件;

　　5、员工转正、调薪审批表;

　　6、各类专业技术资格证取得情况：职称复印件、执(从)业资格复印件、注册资格证书复印件及原件;

　　7、职业等级情况：职业等级复印件、特殊工种证书复印件及原件;

　　8、个人相片;

　　9、其他材料。

　　第二章档案的收集、鉴别、归档

　　第五条 结合公司的实际情况，公司要求各施工总承包项目部(下称项目部)要收集建立员工的基础档案，并由各项目部人力资源主办负责所属项目部员工的档案的建立、保管、归档等工作。

　　第六条：基础档案内容主要包括以下内容：

　　1、入职公司相关表格;

　　2、身份证复印件、学历证书、学士学位证书复印件;

　　3、员工转正、调薪审批表复印件;

　　4、各类专业技术资格取得情况：职称复印件、执(从)业资格复印件、注册资格证书复印件等;

　　5、职业等级情况：职业等级复印件、特殊工种证书复印件等;

　　6、相片;

　　7、其他材料。

　　第七条：档案专员要认真做好员工档案收集的登记工作，将收集的材料按照时间、材料来源等逐份登记。对不符合归档要求的材料，应及时通知形成材料的单位(部门)补送或补办手续。

　　第八条 员工应及时将本人的学历、职称等发生变化的信息及材料报送所属项目部人力资源主办。人力资源主办须将收集到的各类证件认真细致地鉴别核实，确保材料真实、完整。人力资源主办要将相关人员的更新材料及时上报集团公司人力资源部档案专员。

　　第九条 员工档案须用专用档案袋盛装，并对档案袋进行标识，标识的内容包括以下几个方面：

　　1、档案编号：按员工入职的先后顺序对档案袋进行编号，如：0175表示该员工是第175个进入公司的人员，当员工离职，该号码空出;

　　2、员工姓名、性别;

　　3、建立档案的日期;

　　4、档案袋中的物品名称及数量;

　　第三章 人员调动

　　第十条 涉及公司内各单位间人员调动时，由集团公司人力资源部出示《员工调动通知书》。其个人基础档案在调出单位密封档案袋口后盖上调出单位公章，由调动本人带到调入单位报到。

　　第四章 安全和保密

　　第十一条 档案管理人员必须加强政治、业务学习，不断增强事业心，认真履行档案管理人员职责，做好防火、防潮、防蛀、防盗等工作。

　　第十二条 档案管理人员必须认真执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》，在档案管理工作中，严格遵守如下安全保密规定：

　　(一)每天上下班要认真对保管柜的安全情况进行检查，及时做好防范工作;

　　(二)定期对案卷进行防虫工作;

　　(三)不得擅自向外公布档案内容;

　　(四)不得私自涂改、抽取或伪造档案的内容和材料;

　　(五)未经批准不得擅自处理或销毁档案材料。

　　第十三条 档案管理人员必须严格遵守保密制度，不准向无关人员谈论档案内容;不准携带员工档案材料进入公共场所;不准个人私自保存他人的档案材料。

　　第十四条 工作中形成的废纸不得乱扔，一律粉碎处理。

　　第五章 档案的处置

　　第十五条 对自动离职或解聘人员的档案保存一年后销毁，对死亡人员的档案保存半年后销毁。

　　第十六条 对员工档案的处置应做好记录，并填写员工档案处置记录表。

　　第六章 检查核对

　　第十七条 档案管理人员要定期或不定期对库存员工的档案进行检查核对，确保员工档案的安全。

　　第十八条 建立登记和统计制度，做到名册与档案相符。

　　第十九条 在做好日常检查核对的同时，每年年终全面检查核对一次，重点核对员工档案统计的.数量与实际库存的员工档案是否一致。

　　第二十条 在出现下列情况时，应及时进行检查核对：

　　(一)在水灾、火灾、地震、战争等突发事变之后;

　　(二)发现虫害、霉变、潮湿等情况时;

　　(三)怀疑某份档案可能丢失时;

　　(四)档案专员更替，办理移交手续时。

　　管理员工的技巧

　　1、管理者必需要有博大的胸襟。

　　当你的员工态度或行为已对的权威性产生怀疑时或你指定的工作根本得不到有效执行时，你会做什么?我认为首先要做的是平息心中的怒气，因为一般在情绪的作用下会让我们做出错误的判断。然后再与该员口进行沟通，找到原因。只要不是员工不想做了抱着混日子的态度工作，就不要辞退该员口。如果真的是对你的能力产生怀疑时，你就必需拿出你的过人之处。让别人心服口服，让员工从内心去尊重你才是管理的目的。因此管理者的气度是容人所不能，但这个气度也是有一个量的，如果已损害到公司的利益时。要采取果断的措施。

　　2、管理者用人很关键，现实可能会遇到两种员工。

　　A员工在公司时间比较长，作业流程也熟悉。但是在工作方面必需要有人推动他，没有主动去完成工作的意愿。B员工到公司时间不长，但做事很认真，几乎不需要监督其作业流程。如果你遇到这两类员工你会怎么做。我的做法是加B员工的绩效资金，如果有升职的机会要先考虑B员工。在公司里你必需要培养一种只有勤奋工作的人才会得到更多的氛围，当然观察一个人需要很长时间，不能看一些表面现象。在这里A、B员工的差别引起我的思考，我认为这是个人责任感和价值观不同，因此要让你的员工知道其重要性，培养他的责任感。

　　3、管理者要已身作则，这点说起来容量做起来很难。

　　比如每天你的工作都是按时高质量的完成了吗?你所做的工作是被动的完成还是积极的去寻找问题?你每天都是准时上班吗?在工作中你必需做到公平、公正地对待每一位员工，即使这个员工与你有过个人恩怨。一个公司要有一种积极向上的气氛，这样的公司才会不断的创新。管理者每天要到现场走动，发现问题可及时在现场与员工沟通，尊重员工提出的合理建议，与员工一起解决问题。有时你可以与员工一起工作一下，让员工觉得你和他都是一样的，不是高高在上的管理者。拉近你与员工之间的距离，这样你的团队才会有战斗力。

　　中小企业管理员工的方法

　　1、充分了解企业的员工

　　每个人对自己都是如此简单，而对他人却是如此复杂。作为管理者，要能充分的认识你的员工不是一件很容易的事。但是管理者如果能充分理解自己的员工，工作开展起来会顺利得多。俗话说“士为知己者死”。一个能够充分了解自己员工的管理者，无论在工作效率还是人

　　了解员工，有一个从初级到高级阶段的程度区别，分为三个层次：一个层次是基本情况了解，主要了解员工的出身、学历、经验、家庭环境以及背景、兴趣、专长等。同时还要了解员工的思想，以及其干劲、热诚、诚意、正义感等。第二个层次是员工需求了解，当手下员工遇到困难，你能实现预料他的反应和行动。并能恰如其分的给员工雪里送炭，这就表明你对员工的认识更进一步。第三个层次是潜能了解，在知人善任的基础上，能使每个员工在其工作岗位上发挥最大的潜能。给自己的员工足以考验其能力的挑战性工作，并且在其面临此种困境时，给予恰当的引导。

　　老板与员工彼此间要相互了解，在心灵上相互沟通和默契，这一点对一个中小企业的管理者来说尤为重要。

　　2、聆听员工的心声

　　中小企业的管理者都有强烈的自我主张，这种倾向有助于果断、迅速的解决问题，但另一方面也会使管理人员一意孤行，听不进他人意见，导致决策失误。

　　所以在和这些老板们的沟通中，张雪奎教授经常说：在企业的管理中，聆听员工的心声，也是团结员工，调动积极性的重要途径。一个员工的思想除了问题，会失去工作热情，要他卓越的完成你交给他的任务是不可能的。这时，作为管理者，应耐心的得去听取他的心声，找出问题的症结，解决他的问题或耐心开导，才能有助于你的管理目标的实现。

　　对待犯错误的人员，也应当采取聆听的办法，不应一味责难它们，而应给他们解释的机会。只有了解个别情况后，才能对他们对症下药，妥善处理。就像张雪奎教授在《企业文化与罚款制度》一文中所举出的案例很能说明问题：某公司小张没有完成销售任务，老板将小张叫到面前训斥到：“这是怎么搞得，你是不是不想干了，告诉你，你自己要小心了，如果下个月再完不成销售任务，你自己卷铺盖卷走吧!”小张战战兢兢的下去了，第二个月又没有完成任务，小张真的就悄悄的离开了公司。有人向老板汇报：“小张的能力老板应该清楚，这几个月没有完成任务，主要是他和女朋友闹别扭，不能够全力以赴工作，过去这一段就会好起来的”。事实和这个员工说的一样，小张后来到了竞争对手那里，不仅仅把竞争对手的销售做的很好，还带走了这家企业的大批客户，让老板悔不当初怎么就不问问小张为什么没有完成业绩指标。

　　所以，经常聆听员工的心声，对于一个老板来说，是很重要的事情，会让你的决策更有人情味到，更会贴近员工需要。