办公秘书应具备的十二种能力【最新3篇】

办公秘书应具备的十二种能力 篇一

办公秘书是公司中一项重要的职位，他们不仅需要具备优秀的组织和沟通能力，还需要在处理文件和安排日程方面有所造诣。以下是办公秘书应具备的十二种能力。

首先，办公秘书应具备出色的组织能力。他们需要能够有效地安排会议和活动，并且能够同时处理多个任务。

其次，办公秘书需要具备良好的沟通能力。他们将成为公司内外沟通的桥梁，因此需要能够与各种人员进行有效的沟通，包括上级、同事和客户。

第三，办公秘书应具备良好的时间管理能力。他们需要能够合理安排自己的时间，以便在工作中高效地完成任务。

第四，办公秘书需要有较强的解决问题的能力。他们常常需要在处理各种问题和困难时保持冷静，并找出最佳解决方案。

第五，办公秘书应具备扎实的电脑技能。他们将使用各种办公软件来处理文件、编写报告和管理日程。

第六，办公秘书需要具备优秀的语言表达能力。他们需要能够用简洁明了的语言书写文件和邮件，并能够清晰地传达信息。

第七，办公秘书应具备一定的人际关系能力。他们需要能够与各种人员建立良好的合作关系，并处理潜在的冲突。

第八，办公秘书需要保持高度的机密性。他们将处理大量机密信息，因此需要能够妥善保管和处理这些信息。

第九，办公秘书应具备快速学习的能力。他们需要能够迅速掌握新的工作流程和技能，以适应不断变化的工作环境。

第十，办公秘书需要具备一定的财务知识。他们将参与预算和财务报告的编制，因此需要具备基本的财务知识。

第十一，办公秘书需要具备团队合作精神。他们将与其他同事密切合作，共同完成各项任务。

最后，办公秘书应具备高度的责任感。他们将承担重要的工作职责，因此需要能够保证工作质量和准时完成任务。

办公秘书是公司中不可或缺的一员，他们的能力将直接影响到公司的运转和形象。因此，具备上述十二种能力的办公秘书将能够更好地胜任自己的工作，并为公司的发展做出贡献。

办公秘书应具备的十二种能力 篇二

办公秘书是一个非常重要的职位，他们在公司中扮演着桥梁和纽带的角色。为了胜任这一职位，办公秘书应具备以下十二种能力。

首先，办公秘书需要具备出色的协调和组织能力。他们需要能够同时处理多个任务，并且能够在有限的时间内高效地完成工作。

其次，办公秘书需要具备优秀的沟通能力。他们将成为公司内外沟通的桥梁，因此需要能够与各种人员进行有效的沟通，包括上级、同事和客户。

第三，办公秘书应具备灵活性和适应能力。他们需要能够迅速适应不同的工作环境和工作要求，并能够在不同的情况下做出正确的决策。

第四，办公秘书需要具备高度的机密性。他们将处理大量机密信息，因此需要能够保管和处理这些信息，确保信息的安全性。

第五，办公秘书应具备较强的解决问题的能力。他们常常需要在处理各种问题和困难时保持冷静，并找出最佳解决方案。

第六，办公秘书需要具备快速学习的能力。他们将接触到各种新的工作流程和技能，因此需要能够迅速学习和掌握这些知识。

第七，办公秘书应具备较强的人际关系能力。他们需要能够与各种人员建立良好的合作关系，并能够处理潜在的冲突。

第八，办公秘书需要具备优秀的语言表达能力。他们需要能够用简洁明了的语言书写文件和邮件，并能够清晰地传达信息。

第九，办公秘书需要具备一定的财务知识。他们将参与预算和财务报告的编制，因此需要具备基本的财务知识。

第十，办公秘书应具备高度的责任感。他们将承担重要的工作职责，因此需要能够保证工作质量和准时完成任务。

第十一，办公秘书需要具备团队合作精神。他们将与其他同事密切合作，共同完成各项任务。

最后，办公秘书应具备扎实的电脑技能。他们将使用各种办公软件来处理文件、编写报告和管理日程。

总之，办公秘书是一个非常重要的职位，他们的能力将直接影响到公司的运转和形象。具备上述十二种能力的办公秘书将能够更好地胜任自己的工作，并为公司的发展做出贡献。

办公秘书应具备的十二种能力 篇三

办公秘书应具备的十二种能力

　　秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，需要秘书人员具有多种能力。下面就由yjbys小编来谈谈这些能力。想了解更多相关资讯请持续关注我们应届毕业生培训网。

　　1 观察能力

　　一个好秘书必须具备良好的观察能力，即在工作中要时时、处处做有心人。要善于观察自己所服务的领导，对领导了解越多，双方工作的默契程度就越高。要善于观察业务过程，如所布置的工作进展如何、有何反馈信息等。要善于观察周围的环境，如同事间的关系是否融洽等，有利于掌握工作的主动权。人的观察力存在个体差异，这些差异与人的先天素质和后天实践活动及培养都有密切关系。良好的观察能力是不断培养和锻炼的结果。

　　2 记忆能力

　　记忆是人脑对过去经验中发生过的事情的反映。秘书职能的要点是领导功能的延伸与补充，领导往往要求秘书人员能够成为“信息库”。在记忆能力方面，秘书人员要做到“精确”与“持久”，精确就是准确精细地反映对象而不出偏差，持久就是对相关内容能够长久牢固记忆。良好的记忆能力也是不断培养和锻炼的结果。

　　3 分析判断能力

　　分析判断能力是指人对事物进行剖析、分辨和研究的能力。具备良好的分析判断能力，既是秘书工作的要求，也是领导对秘书人员的要求。分析判断能力较强的人，往往学术有专攻，技能有专长，在自己擅长的领域里有着独到的见解。秘书人员要具有较强的分析判断能力，必须有强烈的求知欲，养成勤思的习惯，在实践中不断培养和锻炼。

　　4 应变能力

　　所谓应变能力，就是当环境、条件、对手等发生变化时，能够及时采取措施迅速加以应对的能力。应变能力是种急智，是对秘书人员才智的全面检验，需要广博的知识、出色的智慧、敏捷的头脑和丰富的经验。培养应变能力，要养成事先策划、周密计划的习惯，要勇于实践、不怕跌倒，要善于总结、举一反三、积累经验。

　　另一方面是专业能力，即秘书人员的职业技能。

　　5 速记能力

　　速记是一种快速记录口语的技术方式，用简单的符号或代码和缩写规则把交际和思维中的口语转换成视觉形式。为了对领导的指示与口述、会议内容等作出迅速、准确的记录，秘书人员有必要学一点速记。

　　6 表达能力

　　表达能力指一个人把自己的思想、情感、想法和意图等，用语言、文字、图形、表情和动作等清晰明确地表达出来，并善于让他人理解、体会和掌握。表达能力主要包括口头表达能力和文字表达能力。在这方面，秘书人员要做到“清楚明白、注意分寸、生动形象”。

　　7 听知能力

　　听知能力就是听懂、理解、记忆他人谈话的综合能力。秘书人员要有高度的注意力和准确迅速的理解力。良好的听知能力能帮助秘书人员在工作中准确领会讲话人的意图，这需要秘书人员多学、多听、多问、多思考。

　　8 编辑校对能力

　　日常工作中，文书制作及对文献资料的整理、会议信息的编写、工作通报和专业刊物的编撰等都涉及秘书人员的编辑与校对能力。要提高这方面的能力，需要秘书人员加强学习，提高语言文字水平，以便及时准确地反映各类信息，为领导的管理和决策服务。

　　9 办事能力

　　办事能力是秘书人员独立、高效地处理各种日常工作的本领。秘书人员办事的范围十分广泛，无论是内部工作还是外部工作，都要拿得起来。要提高办事能力，秘书人员应做到明确职责范围，知晓办事程序，区分轻重缓急。

　　10 操作设备能力

　　办公自动化设备的应用使秘书工作方式发生了巨大变化。这就要求秘书人员掌握多种专

　　11 社交与公关能力

　　秘书人员要学习心理学知识，加强人格修养，了解掌握社交和公关的特点、原则和方法，提高情感沟通能力，言行有度，举止得体。

　　12 调研能力

　　秘书人员应掌握调查研究和统计的`基本方法，学会收集各方面的信息资料，并善于综合分析，为领导决策提供参谋服务。

　　办公秘书的礼仪知识

　　（一）尊重

　　秘书在工作中往往代表着机关和领导，应当对交往对象给予充分的尊重，体现“尊重在先”的原则。秘书在与他人交谈时，不应站在或坐在高于对方的位置上，以免给人造成“居高临下”的感觉。不可将自己的头部仰靠在椅背上，也不宜高翘“二郎腿”，更不能将脚尖抬起，直指对方，避免给对方形成散漫、傲慢的印象。倘若对方是一位异性，还须与之保持一定的距离，以免让对方感觉不便，或产生误解。

　　交谈过程中，应两眼注视对方，精神饱满，神情专注，并不时点头表示正在倾听。此时如果举目四顾，心不在焉，神情倦怠，就容易被认为对谈话漫不经心或不耐烦；如果手舞足蹈，指手画脚，高谈阔论，就会使对方觉得你目中无人、狂傲轻浮。

　　（二）自然

　　秘书举止以自然为宜，切忌虚假、做作、呆板、局促、勉强。秘书在与人交往中宜以微笑表示亲切和热情，而不宜满脸堆笑或强作欢颜，这样容易给人造成刻意逢迎的感觉。再如，欣喜时可以露出自然的笑容，不宜歪脑袋、挤笑靥、旁若无人地大笑不已。做手势时宜并拢四指，切忌高翘小指。在与熟人相处时要不失亲切，略可随意，而不宜正襟危坐、不苟言笑。

　　（三）稳重

　　秘书工作繁杂、琐碎，但又不容有疏漏，这就要求秘书举止要稳妥可靠，有条不紊，忙而不乱。只有这样，才能展现出自己独特的内涵。在汇报工作时，应神态安详，口齿清晰，谈吐自如。在取物品时，要先看清情况，然后眼到手到，驾轻就熟。在会议室入座时，要小心翼翼，轻稳就座，不可摇摇晃晃，东踩西踏，将座椅拉得乱响，有意无意地制造扰人的噪音。在敲门时，应用手指轻叩，不宜拳擂、脚踹；关门时，应用双手轻轻推上，不可用力猛甩，或是用脚踢上。

　　（四）端庄

　　秘书的静止姿态以端庄为要。我国传统上有“站如松，坐如钟，卧如弓”“头容正，肩容平，胸容宽，背容直”“颜色：宜和、宜静、宜庄”等一系列的礼仪要求，讲的都是举止中的端庄之美，这些要求对于秘书也是适用的。